Documents pro sans page blanche : comptes rendus, procédures, présentations

Comprendre

« Après chaque réunion, je mets 45 minutes à 1 heure à rédiger le compte rendu. Et quand on me demande une procédure ou une présentation, je reste bloqué devant la page blanche. »

L’IA excelle à structurer : transformer des notes en vrac en document propre, puis le décliner sous d’autres formes. Le risque : qu’elle comble les trous en inventant. D’où la phrase magique, à mettre dans tous vos prompts de documents :

« N’invente AUCUNE information absente des notes. Si une information manque, écris [À PRÉCISER]. »

Pour aller plus loin : le prompt modèle, votre meilleur investissement Une fois que vous avez un prompt qui marche pour votre compte rendu ou votre rapport mensuel, enregistrez-le. Vous ne l’écrirez qu’une fois, et il servira à chaque réunion.

Faire

Notes fictives pour s’entraîner (réunion sur les astreintes d’hiver d’un service technique municipal) :

réunion astreintes hiver - présents : resp. service, 4 agents, RH
- planning actuel pas équitable, tjrs les mêmes le WE
- proposition rotation 1 sem / 5
- pb véhicule 2 en panne depuis 3 sem -> devis attendu
- RH : prime astreinte revalorisée au 1er janv ? à confirmer
- former 2 nouveaux au salage avant le 15/11
- prochaine réunion début nov

Étape 1 — Du vrac au compte rendu (15 min)

Rôle : tu es un assistant de direction rigoureux.
Tâche : transforme ces notes brutes en compte rendu de réunion professionnel.
Format :
1. Objet et date (laisse [DATE])
2. Participants (fonctions uniquement)
3. Points abordés (3 à 5 phrases maximum)
4. Tableau des décisions et actions : Action | Responsable | Échéance | Statut
5. Points en suspens
N'invente AUCUNE information absente des notes. Si une information manque (responsable, date), écris [À PRÉCISER].

Notes : [notes]

Vérifiez : chaque chiffre et chaque date correspondent-ils aux notes ?

Étape 2 — Décliner sans réécrire (10 min)

Dans la même conversation :

Rédige l'e-mail d'envoi de ce compte rendu à l'équipe, 5 lignes.

Transforme le point sur la formation au salage en procédure pas à pas pour un nouvel agent, sous forme de check-list.

Étape 3 — La présentation en 10 minutes (15 min)

À partir de ce compte rendu, propose le plan d'une présentation de 5 diapositives pour la direction.
Pour chaque diapo : un titre, 3 puces maximum, et une idée de visuel.

Copiez le plan dans PowerPoint, Google Slides ou Canva. Astuce : dans PowerPoint, le mode « Plan » transforme une liste en diapositives.

Étape 4 — Votre prompt modèle (15 min)

Adaptez le prompt de l’étape 1 à votre document récurrent (rapport mensuel, fiche de poste, note de synthèse, procédure qualité) et enregistrez-le dans un fichier « Mes prompts ».

Étape 5 — Mesurez votre gain (5 min)

À titre indicatif : un compte rendu passe souvent de 45-60 minutes à 15-20 minutes, relecture comprise. Votre mesure est celle qui compte.

Vérifier

Cochez ce que vous avez réussi (liste « J’ai réussi si… »), puis répondez au mini-quiz.

Retenir

La phrase à retenir : N’invente aucune information : si elle manque, écris [À PRÉCISER].

• L’IA structure, vous vérifiez chaque chiffre.
• Un document se décline : e-mail, procédure, présentation.
• Un prompt modèle s’écrit une fois et sert toujours.

🔐 Règle de sécurité : pas de contenus stratégiques (budgets, RH, projets non annoncés) ni de noms associés à des jugements dans une IA gratuite. Enregistrer une réunion suppose d’informer les participants. Et c’est vous qui signez le document.